Skip to the content

7 tips om digitalisering för ledningsgrupp och styrelse

Sitter du i en styrelse eller ledningsgrupp för ett bolag som är mitt uppe i olika digitaliseringsprojekt så är den här videon för dig. Det kan lätt kännas som att de snabbaste vägarna framåt i vissa beslut är att gå ner i detaljnivå och verkligen "hjälpa till" men ofta blir resultatet istället tvärt om. I din roll är det viktigt att kunna förstå VAD besluten ger för effekt men att lämna HUR till de som arbetar dagligen med lösningen. 

Filmen är knappt 10 minuter lång och vi vågar lova att de är väldigt väl investerade. För dig som hellre vill läsa finns en kort recap av alla punkter nedanför. 

Textversionen av filmen

Här kommer en kort brief av det som filmen ovan benämner. 

 

Tips 1 - Bestäm varför ni skall satsa digitalt

Börja med att enas om VARFÖR ni ska göra den digitala satsningen.

  • Vad ska det leda till?
  • Vad blir nyttan med det?

Lägg sedan stor vikt vid att förklara detta för organisationen.Om ni är tydliga med detta i organisationen så kommer ni mycket lättare få med er alla på förändringsresan. Om inte medarbetarna förstår vad det ska leda till kommer det bli svårt att motivera beslutet längs med resan. Ni pekar ut riktningen!

Exempel på varför kan vara:
- Vi vill förändra en traditionell säljorganisation
- Nå nya kundgrupper
- Ta marknadsandelar
- Digitalisera en tjänst 

Tips 2 - Gemensamma mål från både styrelse och organisation

Säkerställ att alla i ledning och styrelse står bakom målen och stöttar organisationen för att nå dessa i alla sammanhang och alla lägen. Styrelse och ledning måste aktivt jobba på att förstå varandra!
Ett tips kan vara att jobba tvärfunktionellt inom organisationen. På så sätt kan ni dra nytt av varandras kompetenser för att få en bra helhet.

Exempel på när det inte riktigt fungerar kan vara:

  • Traditionellt har det varit en tydlig uppdelning mellan IT och marknad. IT tänker på ett sätt (systemfokus) och marknad på ett annat (kundfokus).
  • Traditionellt har man byggt tekniska nav runt affärssystemen men i takt med att digitaliseringen ökar ser vi ett tydligt skifte i att utveckla systemen utifrån kundens behov snarare än efter teknisk skuld.
  • Lägg mer fokus på kundnyttan helt enkelt och ha en dialog med de som faktiskt är närmast kunderna, tex säljavdelning, support och kundtjänst. 
Tips 3 - Håll koll på trender inom digitalisering - HELA TIDEN!

Det är ledningens ansvar i en organisation att hålla koll på vilka trender som råder och avgöra vad som är rätt för just ert bolag. Vad gör era konkurrenter gör inom området? Att ha kontroll och överblick på detta är minst lika viktigt att titta utanför er egen bransch. Digitaliseringen går fort idag och kunderna handlar från olika branscher där alla nått olika långt i sina processer. Vi har vant oss vid ett nytt digitalt beteende oavsett målgrupp och ålder. Vi gör idag ingen större skillnad på om vi agerar privat eller för ett företag när det kommer till köpmönster och därför ökar också kraven på köp och kundupplevelsen. Det gäller att hänga med i utvecklingen och hela tiden ha örat mot marken! 

Tips 4 - Omge er med rätt partners

Ensam är inte alltid stark utan det gäller snarare att verkligen fundera över om ni har rätt personer på rätt platser. Våga ta beslutet att göra det NI är bäst på och överlåta annat till det de är bäst på. Genom att ha en hög transparens om mål med projektet kommer ni att få bra input och förslag på lösningar från er partner. Tänk mer TILLSAMMANS och mindre kund-leverantör förhållande!

Tips 5 - Ge organisationen möjlighet att nå målen

Säkerställ att organisationen har rätt förutsättningar att ta sig an uppgiften genom att fundera igenom 4 viktiga punkter.

Rätt kompetens
Har vi rätt kompetens internt? Behöver vi komplettera med något innan vi sätter igång?

Frigör tid
Hinner personerna som skall vara involverade med? Måste någon annan arbetsuppgift läggas åt sidan eller lämnas över till någon annan under en period?

Rätt mandat
För att undvika att projektet drar ut på tiden och då även drar över budgetmässigt är det viktigt att projektdeltagarna har mandat att ta beslut som inte saktar ner projektet. Det kan vara både ekonomiska beslut

Vilka konsekvenser blir det om man inte ger rätt förutsättningar?
Är det aktuellt att skjuta på lansering för att man inte hunnit klart att fylla siten med innehåll? Hinner ni testa lösningen tillräckligt för att inte släppa ut något där kundupplevelsen blir en besvikelse? Har ni hittat något utanför ordiniarie scope som är värt att få med om ni bara kan få loss lite mer tid? 

Tips 6 - Stärk informationsflödet

För att "våga" lägga ifrån sig detaljerat ansvar krävs det dels att du litar på din organisation och att de som är närmast lösningen också är de som fattar rätt beslut, men dels också att du faktiskt får ta del av övergripande information. Vi brukar därför alltid rekommendera att sätta upp styrgruppsmöten redan från början av samarbetet för att alla skall känna att de får ta del av relevant information. Det ger dessutom projektet bra input från olika delar av verksamheten att ta med sig tillbaka i det vardagliga arbetet. 

I styrgruppsmötet brukar förutom projektledare och produktägare även VD, ekonomiansvarig, övriga intressenter i bolagets digitala affär samt kanske även en del andra externa leverantörer vara med.

Punkter som man kan ta upp på ett styrgruppsmöte:

  • Löpande status
  • Budget
  • Risker
  • Hinder
  • “Hur presterar den digital satsningen gentemot uppsatta mål?”

I styrgruppsmöten blir det också lätt fokus på enbart "här och nu" och budgetfrågor. Våga lyft blicken och avsätt även tid för kommande satsningar och roadmap.

Styrgruppsmöten skapar framförallt en större förståelse mellan partner och kund, det är här ni skapar TILLSAMMANS!

Tips 7 - Fortsätt investera och förbättra lösningen

De flesta har idag kommit ifrån tanken att ett webbprojekt eller e-handelsprojekt är något man köper vid ett tillfälle och sen skriver av på 8 år. När allt omkring digitalisering går så fort så är man i stort sett alltid - tyvärr - ganska långt ifrån i mål. Det är betydligt roligare att hela tiden ha inställningen "Det är nu det börjar!"

Om investeringen skall ge frukt så kommer det behöva anpassas, uppdateras, ifrågasättas, skruvas på och förändras i takt med att era kunder sätt att beställa. Nu gäller det att jobba strategiskt, operativt och taktiskt med att fortsätta att utveckla både tekniken och erbjudandet digitalt.

Så fortsätt testa, pröva och förbättra. Lär er av era besökare och kunder, luta er inte tillbaka och var öppen för förändringar.

Jämför med en fysisk butik. Vad skulle hända med en butik…

  • som aldrig skyltar om
  • som aldrig flyttar fram varor med hög efterfrågan på bästa säljplatsen
  • som inte fyller på med nya produkter
  • som inte jobbar med kampanjer för att aktivera målgruppen
  • som inte jobbar för att öka kundupplevelsen och kundnöjdheten
  • som inte städar och håller rent

Så se till att avsätta budget för vidareutveckling och att ni har rätt resurser att driva affären vidare i organisationen. En fingervisning är att avsätta ca 40-50% av den initiala projektkostnaden årligen för vidareutveckling och förbättringar.

Kontakta oss

Spot On